Les dossiers nominatifs se composent généralement des pièces nécessaires à l'admission du candidat en tant que membre de l'association : demande d'admission apostillée par trois parrains, acte de naissance, extrait du casier judiciaire, attestation d'un des directeurs ou rédacteurs en chef du journal dans lequel la personne exerce, rapport sur la candidature rédigé par un membre du comité, articles rédigés par le candidat et les bordereaux attestant du versement de la cotisation.
La correspondance peut contenir les lettres des parrains, des lettres de l'association à propos du suivi du dossier, de la carte rouge ou encore d'accusés de réception relatifs au versement de la cotisation.
Le dossier comporte également des notes de secrétariat. Elles peuvent être relatives au suivi du dossier, à des informations complémentaires, à la reprise des informations dans les courriers.
Les documents sont conservés avec la chemise originale cartonnée de l'association indiquant le nom, la date de naissance, la date d'admission et le numéro de matricule. À défaut, une enveloppe, avec les mêmes informations, se substitue souvent à cette chemise.
Pour chaque dossier est indiqué le nom du candidat, la date d'admission, de demande d'admission ou d'ajournement lorsque cela est précisé dans le dossier, les périodiques dans lesquelles il a travaillé ou collaboré ainsi que le noms de ses parrains.
